炉端の集いの企画の仕方（実例を交えて

こんにちはikayamaです。

先日ブログでも告知をしましたが、2017年11月25日（土）に名古屋で始めての炉端の集いを開催しました。

昨日はイカ山酒場ありがとうございました！！ 良い方ばかりで、炉端も飲み会も終始盛り上がって本当に楽しかったです！！
炉端の喧嘩はぽんたさん、 @ponta_hearth
ボーンメア杯in名古屋はわらびもちさん、@warabimoti238
が優勝でした！！これからも名古屋で交流していきましょー！！
#イカ山酒場 pic.twitter.com/8ekU3T4xkK

— イカ山 (@ikayama_hs) 2017年11月26日

おかげさまで36名の方にお越しをいただき、参加頂いたみなさまとも仲良くなれました。
「HS仲間をつくる」ことを最大の目的に炉端を開催したので、友達が増えて大成功の炉端となりました。

実際に炉端の集いを企画してみて、
「開催までの流れが1つにまとめられてる記事があったら嬉しいな」と思ったので、1から炉端開催までの流れをまとめました。

これから炉端を開催したいと考えている人へ、少しでも参考になればと思います。

実際にはどうだったかを書いた方がよりわかりやすいかと思うので、今回の炉端ではどうだったかも書いていきます。

・炉端企画の流れ

①詳しそうな人に相談してみる
②日程を決める
③会場を決める
④炉端の内容を考える
⑤スタッフを募る
⑥案内を開始する
⑦最終確認をする

⑧炉端開催！！

⑨来ていただいた方への御礼・収支計算・反省をする

というのがざっくりとした炉端開催までの流れとなってくると思います。
もちろん、①〜⑤は順番が前後することはあります。

一つずつ、説明していきます。

①詳しそうな人に相談してみる

まずは炉端の集いを開催したことがある方に、色々聞いてみましょう。
同じ地域で開催したことがある方だとなお良いです。

お値打ちに使える会議室の情報や、過去の炉端の集客人数の実績などは、非常に有益な情報です。
また日程が合う場合は当日頼れるスタッフとして炉端に協力してくれる（ハズ）と思います。

過去に開催をしたことがある人は、必ず丁寧に教えてくれます！


開催したい地域で実施された形跡がないなら、DISCORDに炉端の集い企画者用のチャンネルもあります。こちらでわからないことを聞きましょう。

・自分はどうだったか

名古屋では枝豆さんやみりんくん、山崎葉人さんが過去に炉端の集いを開催したことがあるという事がわかったので、枝豆さんとみりんくんに過去に使った会議室や企画内容などをDMで聞きました。

②日程を決める

次に実施する日程を決めましょう。
これは自分が都合の良い土曜か日曜、で大丈夫だと思います。


近隣の地域で同じ週末に炉端の集いが開催される事が予めわかっている場合は、主催者の方へ連絡をしておいたほうがお互いのために良いです。

・自分はどうだったか

枝豆さんが11月12日（日）に炉端を開催することを聞いていたため、自分の予定が空いていて2週間後の11月25日（土）の15:00～18:00にしました。

③会場を決める

次に会場を決めましょう。
会場は早めに探したほうが選択肢が多いため、早めに押さえることをオススメします。

会場を決めるときに大事なことは、

・会場の大きさ
・アクセス
・会場費（参加者のみなさんから頂く参加費に直結します）
・設備（椅子や机、プロジェクタやスピーカーの有無）

こんなところかと思います。

会場費は公営の会議室が圧倒的に安いです。予約方法やアクセスを一度は調べてみましょう。
それ以外では、スペースマーケットやインスタベースという貸しスペースを探す便利なサービスがあります。
会議室の予約時間は、開始の1時間前から予約することをおすすめします。
受付や会場の設営に、30分は見積もっておいたほうがよいです。参加者の方は30分前から来場される場合が多いように感じます。

・自分はどうだったか

名古屋市では、名古屋駅がアクセスで圧倒的に便利なため、名古屋駅の会議室を選びました。（実際には予約が取れず、少しアクセスの悪い上前津駅（大須）となってしまいましたが。。。）
15時から18時まで炉端を開催する予定だったので、14時から18時まで会議室を予約していました。

④炉端の内容を考える

会場の予約が終わったら、炉端の企画内容を考えましょう。

・当日どんな企画をするか
・景品を用意するのか
・その企画をするには何が必要か
・参加費はいくら徴収するのか
・炉端終了後は2次会などを企画するのか

などを考えていきます。
「この炉端は何を目的に開催するのか」が根底にあれば、企画も決まってくるはずです。

・自分はどうだったか

「一緒にHSを語れる友達がほしいけど、一人でプレイしている」人たちが友だちになって、それをきっかけに名古屋でHSの集まりやイベントがもっと活性化していければいいな、と思いこの炉端を開催しました。

また、炉端に参加する人の目的は、

・炉端の集いに参加してみたい
・HS仲間がほしい
・ネムシー、カードバックがほしい
・オフラインでのトーナメントに参加してみたい
・炉端の喧嘩をプレイしたい

など様々なニーズがあると考えたので、色んなニーズに対応できる形式にしました。

①参加費は500円
②炉端の喧嘩を最初に実施し、途中退出可能にする
③なるべく資産差が出ないトーナメント（ボーンメア杯）
④炉端終了後は飲み会でより深く交流

の形式にしました。

⑤スタッフを募る

企画は一人でも可能ですが、当日の運営を一人で行うのは至難です。
会場の設営、受付、案内、心細そうな人へのフォローまで考えると、3~4人はほしいところです。
これは、事前に知り合っている人に頼むのが良いと思います。

・自分はどうだったか

事前に知り合っていて今回の炉端にも来てくれる予定だったので、みりんくんとそぶさんに依頼しました。

また、3人でも足りないような気がしたので妻にも当日来てもらってスタッフをお願いしました。

ご協力いただき、本当にありがとうございました。

⑤案内を開始する

下準備が完了しだい、SNSやメディアでの案内を開始しましょう。
イベントの出席管理サービスはATNDやTwiplaがあります。


告知に使える媒体を挙げておくので、参考にしていただけると幸いです。

・公式の炉端の集いページ（1週間前までに申請を。）←一度主催すると看板を持てるようになり、看板持ちの炉端の集いに参加すると新スキンネムシーが獲得出来る仕組みになってます。
・Twitter

・炉端のDISCORD（快く情報拡散に協力いただけます）
・ハストドン
・Hearthsotne公式Twitterに「宣伝してくれませんか」とリプを送ってみる（告知してくれました）
・自分のブログ（あれば

告知のコツとしては、

・アイキャッチ画像を用意する（目に留まりやすいように）
・参加者にとっては日時と場所が一番大事なので、これを一番わかりやすくする
・ウザいと思われるんじゃないかという事は考えず、ガンガン告知する（これは個人的な考え）

こんな所かなと思います。
「今日ここで炉端あるんだー、参加したかった。。」なんて思われてしまうのが一番ぐぬぬ。。な事態なので、出来る限りの事はしたほうがいいのではないかと思ってます。

・自分はどうだったか

11月25日（土）15:00~18:00、名古屋にて炉端の集いを開催します！
現在19名の方に参加登録頂いています。当日は炉端の喧嘩、ボーンメア杯を実施予定です！終了後は飲み会でも交流しましょー(^o^)まだまだご参加お待ちしてます！
参加登録は↓https://t.co/04Msjn0aXU pic.twitter.com/v3KMMBb89t

— イカ山 (@ikayama_hs) 2017年11月15日

こんな感じで当日のプログラムを記載した画像をつくり、前述のツールでガンガン告知しました。ツイート直後や、拡散してもらった直後にATNDの参加者が増えていたので、告知は炉端成功のキモです。

⑥最終確認をする

炉端で必要なものや、スタッフに当日お願いしたいこと、流れの確認などです。
イメージトレーニングと似てますが、私は当日の流れを脳内シュミレーションして必要なものや想定時間などを考えました。


・自分はどうだったか

・名札
・名札用のカード
・サインペン
・パワポ
・ボーンメア杯総当たり戦用の記録用紙（公式のものを使いました
・スピーカー
・プロジェクタ用のケーブル
・ボールペン
・お釣り用の500円玉

が必要になると思ったので用意しました。
あとは当日の流れとスタッフにお願いしたいことを書いた役割表を用意しました。

加えて当日の不測の事態に備えるために、文具各種を用意したお道具箱を用意しました。

また、今回はコース制の飲み会を炉端終了後に予定していたので、2日前に参加者に飲み会参加の最終確認をしました。

⑦炉端開催！！

あとは炉端を楽しみましょう！
オフラインで交流するのが炉端の醍醐味だと思うので、積極的に参加者の人と絡んでいきましょう！
企画者、スタッフは参加者の人が絶対覚えてくれるので、爆アドです！最高に楽しいですよ＼(^o^)／

・自分はどうだったか

最高に楽しかったです！！
ただ、当日にならないとわからなかった問題が複数ありました。

・会場の場所がわかりづらい
・会場が思ったより狭い
・途中参加者への対応はどうするか

などを考えていなかったため、うろたえました。。

⑧御礼・振り返り・収支計算をする

会が終わったら、まずは来てくれた方々へ御礼をしましょう。
人からお金を頂いて会を開催するというのは本当に有り難いことだと思ってます。

その後は、会の反省や課題を振り返りましょう。
課題を解消してより良い炉端を開催していきましょう。それを他の人にも共有出来ると超ベストです。

その後は収支を計算します。個人的には、細かく計算するのが大事と思います。
赤字になってしまうのは、自分はともかく参加者の方が悲しいことと思うので、次は赤字にならないよう反省をいかしましょう。（戒め


・自分はどうだったか

反省事項

・予定より30分も押してしまった
→トーナメント所要時間の計算が甘かった

・案内開始が遅かった（2週間前から）

→次の炉端は1か月前から告知する

・大会で負けた人へのフォローがなかった
→最弱王決定戦やボードゲーム置いとくとか出来たのでは？？

・会場の立地が悪かった
→名古屋でやるなら名駅が良いと実感

・自分に余裕がなかった
→もっと参加者の人々と交流すればよかった

収支計算

収入
・参加費　500円×36=18000円
・飲み会　3500円×17=59500円
計　　　　　　　　　77500円

支出
・会議室会場費　 17500円
・名札、カード代　1100円
・飲み会代 3500円×18=63000円
計　　　　　　　81600円

合計　-4100円（暫定）

飲み会にお一人、参加と聞いていた方が帰られてしまいました。。
私の確認不足もあるので、ここのリスク管理は大事だなと感じました。

おわりに

始めて開いた炉端の集いは、友達もたくさん出来たし色んな人と話せて大成功しました！

これからも炉端を継続的に開催して、名古屋のHS界隈をもっと盛り上がるものに出来ればと思います。

今回の記事は、炉端を開催してくれる人が一人でも増えればと思い書きました。
大変なことも含めて全部書きましたが、企画は最高に楽しいですし、勉強になる部分がたくさんあります。本当に良い経験になりました。

みんな炉端を開こう！（特に名古屋

最後に、告知になりますが、12/17(日)に名古屋駅でHS忘年会を開く予定ですー！！詳細は近日中にご連絡します！
→告知しました！！ご参加どしどしお待ちしてますー( ^)o(^ )
https://atnd.org/events/93123

長くなりましたが最後までお読みいただきありがとうございました＼(^o^)／